Etkili Proje Yöneticisinin Yedi Alışkanlığı* Yazı Dizisi-II

Proaktif Olmak

Bu yazı dizisinin ilkinde Stephen R. Covey’in Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı kitabına bir giriş yapmış ve başarılı proje yöneticilerinin hangi alışkanlıklara sahip olmaları gerektiği üzerine bu yazı dizimizi oluşturduğumuzu söylemiştik. Yazıya buradan ulaşabilirsiniz. Yazı dizimizin II. bölümünde Covey’in 7 alışkanlığından ilki olan “Proaktif Olma” ‘dan bahsedeceğiz.

Dünyada sadece insanlarda olan özbilinç,  kendi zihinsel sürecini düşünme yeteneğidir.  Ne düşünüyoruz, ne hissediyoruz? İnsanlar özbilinçleri sayesinde sadece kendi deneyimlerinden değil başkalarına da değer verip onların deneyimlerinden de dersler çıkarabilirler. Bu sayede kendi alışkanlıklarını oluşturabilir veya mevcut alışkanlıklarını değiştirebilirler.

Sosyal paradigmanın yansıması, bakış açımızın şartlanma ve koşullar tarafından belirlendiğini gösteriyor. Demek ki şartları değiştirirsek, bakış açımız da değişecektir. Covey, etkiyle tepki arasında insanın seçme özgürlüğü olduğu söylüyor. Özbilincimiz dışında hayal gücümüz, vicdanımız, özgür irademiz ve en büyük gücümüz olan seçme özgürlüğümüz vardır.  Seçtiğimiz her yol, bir karardır ve bu seçimimizin sorumluluğu da bize aittir.

Proje yönetiminde etkili bir proje yöneticisi de koşulları, şartları öne sürmeden aldığı kararların sorumluluğunu kabul etmelidir. Bunu en hızlı şekilde çevik (agile) dönüşüme adapte olmayla (adaptability) yapabilir.  Tam da bu pandemi sürecine uygun bir özellik, adapte olabilme yeteneği. Ani gelişen olaylar karşısında hızlı ama sağduyulu ve paydaşlarla birlikte hareket ederek, yeni duruma uyum sağlayabilmek, bazen hayati derecede önemlidir.

Covid19 gibi böylesi beklenmedik dönemlerde şirketlerin Agile Dönüşüm fikrine daha hızlı adapte olmaya çalışması, bize bazı konularda ipuçları veriyor. Şirketleri bu noktaya getiren nedir?

  • Hiyerarşik modeldeki evrim yani organizasyonel modeldeki değişimler
  • Dış dünyadaki rekabetin geldiği nokta

Şirketlerin progresif olanları şu problemlerini hızlı çözebilmek için Agile Dönüşüme geçtiler veya geçiyorlar:

  • Hızlı ürün, servis çıkartabilmek (time to market),
  • Kalite boyutunu hızlı yakalayabilmek,
  • Çalışanların kendilerini bir takımın parçası gibi hissetmemesinden (collobaration), mekanik komponentler gibi hissetmelerinden kaynaklanan sorunları hızlı çözebilmek,
  • Hızlı karar alabilme, karar alma süreçlerindeki verimliliği artırmak, organizasyonun içindeki entelektüel kapitali daha etkin kullanabilmek.

Hiyerarşik modelde kararlar, yukarı çıktıkça daha yapılandırılmamış (unstructured) bir şekilde alınırken, orta yönetime gelindiğinde biraz daha yapılanmış bilgi ile alınır ve karar alma sürecini işi yapan ekibe indirdiğimizde ise çok iyi yapılandırılmış (structured), doneye hâkim ama eski modelde yetkilendirilmemiş (enpower edilmemiş) olduklarından, karar alma süreçlerinde yer almayan bu ekibin, yeni modelde Agile Dönüşümle, karar almada yer almasını sağladığını görüyoruz. Dolayısıyla yukarıda saydığımız maddelerden 4. Maddenin yani Agile Dönüşümle birlikte gelen, hızlı karar alabilmenin, hızlı ürün ve servis çıkarabilmenin yanında, entelektüel kapitali daha etkin kullanabilmek gibi bir artısı da var.

Ve bu özelliğin Covey’in 7 alışkanlığından ilki olan “Proaktif Olma” ile birçok ortak noktada kesiştiğini görüyoruz.

Beklenmedik olaylara nasıl tepki veriyoruz? Etkiye tepki vererek mi? Tek görüntümüzü sosyal aynadan alıyorsak, sürekli karşımızdakileri veya şartları suçlama eğiliminde olabiliriz.

“Asla zamanında gelmiyorsun” “Bu çok basit, neden anlamıyorsun?” “Yapabileceğim hiçbir şey yok.”

Oysa olaylar karşısında nasıl tepki vereceğimizi seçme özgürlüğümüz var. Victor Frankl, Nazi Almanyası’nın ölüm kamplarında, en alçaltıcı durumlarda,  çok sarsıcı bir deneyim yaşamış ama orada yaptığı gözlemlerde, insanların özbilinç yeteneğine dayanarak şuna karar vermiştir:

Frankl, kendi iç dünyasında bu yaşadıklarının onu nasıl etkileyeceğine karar vermiştir. Ve hayal gücünü kullanarak, özgür olmadığı o anlarda, kendisini tüm etkilerden bağımsız, özgür hissederek, bu yaşadıklarını ileride öğrencilerine anlatırken hayal etmiştir. İnsanın anlam arayışına odaklanan Frankl, “Nihai anlamda yaşam, sorunlara doğru çözümler bulmak ve her birey için kesintisiz olarak ortaya koyduğu görevleri yerine getirme sorumluluğunu almak anlamına gelir.” demiştir.

Proaktivite, inisiyatiften çok daha ileri bir anlamla, insanın kendi yaşamından sorumlu olması yani davranışlarının, koşulların değil aldığı kararlarının bir işlevi olduğunu kabul etmesidir.  Tıpkı başta da söylediğimiz gibi, etkili olmak isteyen bir proje yöneticisinin, aldığı kararların sorumluluğunu kabul etmesi gibi. Proaktif yaklaşım, içeriden dışarıya doğru değişmektir.

İnsanları reaktif ve proaktif olarak ikiye ayıracak olursak;

  • Reaktif insanlar, kendi kontrollerinde olmayan çevresel, dış faktörlere göre hareket ederler, hava güzelse veya ülke yönetimi o gün iyi bir karar aldıysa mutlu, değilse mutsuzdurlar.
  • Proaktif insanlarsa dış faktörlerle değil kendi iç değerlerine göre hareket ederler; değerleri kaliteli bir iş çıkartmaksa bunun hava durumuyla bir ilgisi yoktur.
  • Reaktif insanları duygular, olaylar, koşullar ve çevreleri yönetir.
  • Proaktif insanları ise dikkatlice düşünülmüş, seçilmiş ve içselleştirilmiş olan değerleri yönetir.

Kuşkusuz bazı fiziksel, çevresel veya ekonomik nedenler bize zarar verebilir, bugünlerde yaşadığımız Covid19 süreci gibi. Ancak en çetin deneyimlerimiz, karakterimizi biçimlendiren ve iç gücümüzü, gelecekte zor koşullarla başa çıkma ve başkalarına da bunu yapabilmeleri için ilham vermek, bizim elimizdedir ve bu zor şartlarda alacağımız kararlara bağlıdır. Zor durumlar çoğu zaman paradigma değişimlerine yol açar. İnsanların dünyayı, bu dünya içinde kendilerini ve başkalarını, yaşamın kendilerinden ne istediğini yepyeni bir bakış açısıyla görmelerini sağlar.

Agile Dönüşümünü daha önce tamamlamış olan şirketlerin, bu pandemi sürecini çok daha verimli geçirdiğini, hızlı karar alma ve adaptasyon konusunda çok daha iyi durumda olduğunu ve hızlı aksiyon alabildiklerini görüyoruz. İnisiyatif alan, etkin olan, reaktif dilini (ben böyleyim, bu konuda yapabileceğim hiçbir şey yok, keşke), proaktif dile çeviren (seçeneklerimize bakalım, yeğliyorum, yaparım) kişiler/proje yöneticileri, ilgi alanı/etki alanı farkını anlamışlardır ve böylesi süreçlerde daha başarılı olmaktadır.

Amacımız etki alanımızı geliştirip ilgi alanımızı daraltmak olmalıdır. Çünkü etki alanı bizim değiştirebileceğimiz, gücümüzün yettiği şeylerdir. İlgi alanımız ise ekonomik kriz, salgın hastalık gibi elimizde olmayan, değiştirmeye tek başımıza gücümüzün yetmeyeceği şeylerdir. Eğer bunlarla çok ilgilenir, kendimizi bunlarla meşgul edersek, başarısızlığımıza da bunları sebep gösteririz. Pandemi süreci nedeniyle başarısız oldum, kriz vardı, kriz bitmedi gibi bahanelerin hiçbir zaman sonu gelmez.

Unutmayalım ki, bahaneler başarısız insanlar içindir. Başarılı insanlar, kriz dönemlerinde değişim zor da olsa ondan yararlanmaya çalışır. Önemli olan sizin beklenmedik olana ve onunla gelen değişime nasıl tepki verdiğinizdir.

Tabii ki her ne olursa olsun aldığınız kararın sonuçlarına katlanacaksınız.

Agile Dönüşümde proaktif olanların çok daha hızlı yol aldığını görüyoruz.

Dijital Dönüşüme hızlı geçiş yapan şirketler, özellikle sanal iş birliğine (virtual collaboration) önem verenler, bu süreci daha az sıkıntıyla geçiriyorlar.

Gelecek yazımızda, Covey’in 7 alışkanlığından 2.si olan “Sonunu Düşünerek İşe Başla” konusunu proje yönetimi çerçevesinde ele alacağız.

Sağlıcakla kalın…

*Bu yazı dizisi, Stephen R. Covey- Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı eserinde yer alan kavramlar esas alınarak hazırlanmıştır.

Yazar: Peyman Yüksel



EnglishTürkçe