Etkili Proje Yöneticisinin Yedi Alışkanlığı* Yazı Dizisi-IV

Önemli İşlere Öncelik Ver!

Bu yazı dizimizi Stephen R. Covey’in Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı kitabından yola çıkarak başarılı proje yöneticilerinin hangi alışkanlıklara sahip olmaları gerektiği üzerine oluşturduğumuzu söylemiştik. İlk yazılarımıza buradan ulaşabilirsiniz.

Değerli Proje Yöneticimiz:  Sizden rica etsek bir dakikanızı aşağıdaki şu soruyu cevaplamak için ayırabilir misiniz?

Yanıtlarınızı şimdilik bir kenara not edin ve öncelikle etkili bir proje yöneticisi olabilmek için edinmeniz gereken üçüncü alışkanlığa bir göz atalım:

Üçüncü alışkanlık aslında birinci ve ikinci alışkanlıkların kişisel meyvesi, pratikte gerçekleşmesidir.

Birinci alışkanlık, “Yaratıcı sensin, yönetim sende” der. Bunun temelinde insanlara özgü doğuştan gelen dört özel yeti bulunur: Hayal gücü, vicdan, özgür irade ve özbilinç.

İkinci alışkanlık, ilk ya da zihinsel yaratımdır. Temelinde ise hayal gücü, yani gözümüzün önüne getirebilme, birikimi sezebilme, şu anda gözlerimizle göremediğimiz şeyi beynimizde yaratabilme yetisi; ve vicdan, yani kendi benzersizliğimizi fark edebilme ve bunu büyük bir mutlulukla gerçekleştirebileceğimiz kişisel, ahlaksal ve dürüstlükle ilgili rehberlikleri ayırt edebilme yetisi bulunur.

O halde üçüncü alışkanlık, ikinci yani fiziksel yaratımdır.  Birinci ve ikinci alışkanlıkların gerçekleşmesi, harekete geçmesi ve doğal olarak ortaya çıkmasıdır. Özgür iradenin, merkeze ilkelerin yerleştirilmesi için kullanılmasıdır. Bunu gece gündüz, her an yapmaktır. Özgür irade, etkili özyönetimi tam anlamıyla olası kılar. Bu; karar verme, seçim yapma ve bunlara uygun davranabilmektir.

İş yaşamımızda, bir projeye liderlik ederken özgür irademizi ne dereceye kadar geliştirdiğimiz kişisel bütünlüğümüzle ölçülür. Bütünlük, kendimize, paydaşlarımıza, çalışanlarımıza verdiğimiz sözlere bağlı kalmak “özü sözü bir olmak”tır.

Kişisel bütünlük, proaktif gelişimin özü, Karakter Etiği’nin temelidir.

Etkili yönetim, önemli işler öncelik vermektir. Önemli işlerin neler olduğuna liderler karar verir. Ama bunların günbegün öncelikli olarak gerçekleşmesini sağlayan yöneticilerdir.  Yönetim disiplindir, kararları uygulamaktır. Kendinizi etkili bir biçimde yönetebiliyorsanız, disiplin de içinizden gelir.

E.M. Gray yaptığı “Başarının Ortak Paydası” araştırmasında şu sonuca vardı:

Başarılı insanların ortak paydasına baktığımızda bunun çalışkanlık, şans ya da dirayetli insan ilişkileri değil önemli işlere öncelik vermek olduğunu görüyoruz. Gray’in gözlemine göre: “Başarılı insanların,  başarısızların hoşlanmadığı şeyleri yapmak gibi bir alışkanlığı var. Onlar da bu işlerden hoşlanmıyor olabilirler. Ancak hedefe varma arzularının gücü, hoşnutsuzluklarını yener”

Üçüncü alışkanlıkta zaman ve yaşam yönetimi alanına derinlemesine giriyor ve şu mottoyu ediniyoruz:

Önceliklere göre örgütlenip uygulamaya geçin.

Her gün yapılması gereken işlerimiz olduğunu düşünür ve bunları “Yapılacaklar” listesine yazarız.

Bunların içinde gerçekten yapmamız gerekenler, acil olanlar, olmayanlar, yapmasak da olacak olanlar vardır. Bir zaman tablosu oluşturarak işleri, önemli-önemsiz, acil-acil olmayan şeklinde bölebiliriz. Buna göre acil-önemli işler 1.kareye, acil olmayan-önemi işler 2.kareye, acil-önemsiz işler 3.kareye, acil olmayan-önemsiz işler ise 4. kareye dahil edilebilir.

2.kare kişisel yönetimin kalbidir. İlişkileri geliştirmek, kişisel misyon bildirimi yazmak, uzun vadeli planlar yapmak, alıştırmalar, önleyici bakım, hazırlık yapılması gerektiğini bildiğimiz ama acil olmadıkları için nedense ender olarak ilgilendiğimiz konuları içerir.

Yapılması gerektiğini düşündüğümüz bir etkinliği tanımlayan iki etken aciliyet ve önemdir. Aciliyet bir şeyle hemen, çevik bir şekilde ilgilenilmesi gerektiğini açıklar. Diğer taraftan önemliliğin sonuçlarla ilgisi vardır. Bir şey önemliyse, görevinize, değerlerinize, öncelikli hedeflerinize katkıda bulunur. Önemli konulara tepki gösteririz. Acil olmayan önemli işler daha fazla inisiyatif, daha fazla proaktivite gerektirir. Aslında bu seçimleri yaparken önemli ama acil görmediğimiz bazı konular, belki de düzenli olarak yapsak önemli ve acil işlerimize de çok büyük katkılar sağlayacak etkinliklerdir. Ailemize zaman ayırmak, düzenli spor yapmak, sağlığımıza dikkat etmek gibi. (2.Kare)

2.kare için gereken zaman başlangıçta 3. ve 4. kareden alınmalıdır. Bunun için de bazı etkinliklere ve acil olan sorunlara hayır demeyi öğrenmek gerekir.

2.kare yönetiminin amacı, yaşamımızı, projemizi etkili bir biçime yönlendirmektir. Burada önemli olan “zaman yönetimi” değil kendimizi yönetmektir. 2. kare bunu, bir ilke merkezinden ve kişisel misyonumuzu bilerek yapmamızı sağlar. 2. karede işleri örgütleyen birinin, altı ölçütle tanışması gerekir. Bunlar:

Tutarlılık: Projenizde vizyonunuzla, misyonunuz, rollerinizle hedefleriniz, önceliklerinizle planlarınız arasında uyum, birlik ve bütünlük olduğunu gösterir.

Denge: Dengeli bir hayat/proje yönetiminde, üstlendiğiniz çeşitli rolleri göz önünde bulundurursunuz. Paydaş, yönetici, lider, çalışan olarak projedeki, anne-baba-evlat olarak ailedeki, arkadaş olarak sosyal çevrenizdeki rolleriniz arasında denge kurarsınız.

2.Kare Odağı: Sizi yüreklendirecek, şevk verecek, 2. Karede gerektiği kadar zaman harcamanıza yardım edecek bir araca gereksiniminiz vardır. Haftalık plan ve programlar yaparak ve onları sık sık gözden geçirerek, öncelik sıralaması yapabilirsiniz.

İşin anahtarı, programınızdaki işleri önceliklerine göre sıralamak değil, öncelikli işlerinizi programlamaktır.

“İnsan” Boyutu:  Zaman konusuna verimlilik, insanlarla ilişkilerinize etkililik açısından bakabilirsiniz.

Esneklik:  Projenizi, işinizi, hayatınızı planlamanız sizin tarzınıza, gereksinimlerinize ve yöntemlerine göre olmalıdır. Efendisi siz olmalısınız, istediğiniz şekilde esnetebilmelisiniz.

Taşınabilirlik: Yaptığınız, önceliklendirdiğiniz kişisel misyon bildirgeniz ve zaman tablonuza her an ulaşabilmelisiniz, elinizin altında, taşınabilir olmalıdır. Bir şeyden vazgeçtiğinizde, değiştirdiğinizde bu tablodaki yerini bilmelisiniz.

2.kare etkinliklerinin düzenlenmesi hayatınızda/proje yönetiminde dört temel etkinliği içerir. Bunlar: Rolleri tanımlama, hedef seçme, programlama ve gündelik uyumdur. Tüm bunlar doğru yapılırsa sonuç mükemmel olur.

Yetki Vermek: Üretme (Ü) ve Üretme Yeteneğini (ÜY) Arttırmak: Bütün yaptıklarımızı, zamana ya da insanlara yetki vererek başarırız. Zamana yetki veriyorsak verimliliği, başka kişilere yetki veriyorsak da etkili olmayı düşünüyoruz demektir.

Yazımızın başında sorduğumuz fark yaratabilecek tek şey Yetki Devridir! 

Temelde iki yetki verme yöntemi vardır. “Emir eri yetkisi vermek” ve “kaptanlık yetkisi vermek”. Emir eri yetkisi “şuraya git, şunu yap, bunu getir vs.” tipinde yetkilendirmektir.

Kaptanlık yetkisi vermek ise beş alandaki beklentiler bakımından peşinen karşılıklı anlayış ve bağlılığı gerektirir: İstenilen sonuçlar, kılavuzlar, kaynaklar, hesap verme sorumluluğu, sonuçlar.

Etkili bir proje yöneticisi olabilmemiz için sahip olmamız gereken yedi alışkanlıktan üç tanesini edinerek Sürekli Olgunlaşma Modelinde yeni bir seviyeye ulaşmış oluyoruz. İçten dışa doğru değiştirdiğimiz paradigmamız ile kendimizle ilgili olan Özel Zaferler bölgesinden ailemizle, çevremizle, iş ortaklarımızla, proje paydaşlarımızla olan ilişkilerimizi düzenleyeceğimiz Genel Zaferler dünyasına adım atıyoruz. Kişisel Vizyon, Liderlik, Yönetim kavramlarını içselleştirerek  Ben ve Sen ekseninden BİZ olma eksenine geçiyoruz. BİZ olma ekseninde Kişiler Arası Liderlik, İletişim ve İş Birliği (collaboration) ön plana çıkar.

Gelecek yazımızda, Covey’in 7 alışkanlığından 4.sü olan “Kazan/Kazan” Diye Düşün konusunu proje yönetimi çerçevesinde ele alacağız.

Sağlıcakla kalın…

*Bu yazı dizisi, Stephen R. Covey- Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı eserinde yer alan kavramlar esas alınarak hazırlanmıştır.

Yazan: PEYMAN YÜKSEL

 



EnglishTürkçe