Etkili Proje Yöneticisinin Yedi Alışkanlığı* Yazı Dizisi-VII

Bu yazı dizimizi Stephen R. Covey’in Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı kitabından yola çıkarak başarılı proje yöneticilerinin hangi alışkanlıklara sahip olmaları gerektiği üzerine oluşturduğumuzu söylemiştik. İlk yazılarımıza buradan ulaşabilirsiniz.

Proje ekibinizle iletişim alışkanlıklarınızda gerçekten etkili olmak isteyen, lider özelliklerine sahip bir proje yöneticisi olarak sizler, bunu sadece teknikle başaramazsınız. Projenizle ilgili konularda, aksaklıklarda iletişim kurduğunuz kişileri önce anlamaya çalışmak gerçek bir paradigma değişimi gerektirir. Konuyu tam anlamadan, her şeyi güzel öğütlerle çözme eğiliminden vazgeçmek, hemen teşhis koymaya çalışmadan önce tüm detayları ile karşımızdakini dinlemek işin özü olmalıdır. Önce bu aşamayı gerçekleştirip, karşımızdakini anlayıp sonra onun bizi anlamasını beklemeliyiz. Tüm bunlar için alışkanlıklarınız arasına; açık yüreklilik ve güven sağlayan bir karakter temeli üzerine, empatiyle dinleme becerisini yerleştirmelisiniz. Bunu sağlamak için de Duygusal Banka Hesapları yaratmalısınız.

Doğru yargıya varmanın anahtarı anlayıştır. Önyargılı bir insan hiçbir zaman karşısındakini tam olarak anlayamaz. Önce anlamaya çalışmak, yaşamın bütün alanlarında belirgin olan doğru, geniş kapsamlı, ortak paydalı bir ilkedir. Ama en güçlü olduğu alan, insanlar arası ilişkiler, etkili iletişimdir.

Şu anda benim yazdığım bu yazıyı okuyorsunuz. Yazmak ve Okumak iletişim biçimleridir. Bunlar için yıllarca eğitim alırız. Konuşmak için de öyle. Peki ya dinlemek için hiç eğitim aldınız mı?  Etkili Dinleme son yıllarda kurumların ihtiyaç duyduğu özellikler arasına girdi. Çünkü, yöneticiler de dahil olmak üzere çalışanların, bir sorunla ilgili olarak anlatılanları tam olarak dinlemediği ortaya çıktı. Bunun nedeni de; çoğumuzun başka bir insanı, kendi değer yargılarına göre derinlemesine, gerçekten anlamamızı sağlayacak bir biçimde eğitim ve öğrenim görmemiş olmamızdır.

Empatiyle Dinlemek: “Önce Anlamaya Çalış” ilkesi çok esaslı bir paradigma değişimi gerektirir. Genellikle, önce anlaşılmak isteriz.

Çoğumuz, kendi özyaşam öykümüzle ve haklı olduğumuz düşüncesiyle dolu oluruz.

Empatiyle dinlemekten kastedilen, anlama niyetiyle dinlemektir. Empatiyle dinlemenin özü, karşınızdakiyle aynı fikirde olmanız değildir. Onu tam anlamıyla, derinlemesine, hem duygusal, hem de zihinsel açıdan anlamanızdır.

Ekip arkadaşımız, çalışanlarımız konuşurken genellikle dört düzeyden birinde “dinleriz”

  • Bu kişiyi hiç umursamıyor, aslında onu hiç dinlemiyoruzdur.
  • Bu kişiyi dinliyormuş gibi yaparız. “Evet, hı hı, doğru” gibi kısa yanıtlarla cevaplar veririz.
  • Konuşmalarından seçerek Bu genelde çok konuşan insanlara yaptığımız bir şeydir.
  • Dikkatle dinler, ilgi gösterip enerjimizi söylenen sözlere yöneltiyor olabiliriz.

Dört Otobiyografik Karşılık: Otobiyografik tarzda dinlediğimiz için, şu dört karşılıktan birini seçme eğilimimiz vardır.

  • “Değerlendiririz”, ya kabul ederiz ya da etmeyiz.
  • “Sondaj” (yoklama) yaparız, kendi değer ölçülerimize göre sorular sorarız.
  • “Öneririz”, kendi deneyimlerimize dayanarak fikir veririz.
  • Ya da “yorumlarız”, insanları kavramaya, onların amaç ve davranışlarını, kendi amaç ve davranışlarımıza göre açıklamaya çalışırız.

Verdiğimiz bu karşılıklar doğaldır. Yaşamımız bunların modelleri etrafında döner.

Saf bir istek, kişiye özgü bir karakter ve pozitif duygusal banka hesabı ile empatiyle dinleme becerisini geliştirmedikçe bir başkasının içine giremez, dünyaya onun gözleriyle bakamazsınız. Bu beceri; yani, empatiyle dinleme dört gelişme evresini içerir. Bunlardan birincisi ve en az etkili olan içeriği taklit etmektir. İkinci evre ise, içeriği başka bir şekilde ifade etmektir. Üçüncü evre sağ beyninizi devreye sokar, duyguyu yansıtırsınız. Dördüncü evreyle empatiyle dinlemeye geçilir.

Sonra Anlaşılmaya Çalışın: Olgunluğu cesaret ve saygı arasındaki denge olarak tanımlamıştık. Projenizdeki ekip arkadaşınızı anlamaya çalışmak saygı, anlaşılma isteği ise cesaret ister. Projenizde Kazan/Kazan felsefesi, her ikisinin de yüksek dereceye ulaşmasını gerektirir. Bu nedenle, karşılıklı bağımlılık durumlarında anlaşılmak bizim için önemlidir. Projenizi yürütürken fikirlerinizi açık seçik, belirgin bir biçimde ve en önemlisi karşınızdakilerin paradigmalarıyla kaygılarını derinlemesine anladığınızı göstererek sunduğunuz zaman, düşüncelerinizin inanılırlık derecesini de önemli ölçüde arttırmış olursunuz.

Bu nedenle 5. Alışkanlık, açıklamalarınızda size daha büyük bir isabet, daha büyük bir dürüstlük sağlar.

TEKE TEK

  1. Alışkanlık güçlüdür, çünkü Etki Alanınızın tam ortasındadır.

Karşılıklı bağımlı durumlarla ilgili pek çok etken İlgi Alanınızın içindedir. Enerjinizi onun üstünde yoğunlaştırırsanız hem gücünüzü tüketir ve hem de pek az olumlu sonuç alırsınız. Ama her şeyden önce anlamaya çalışabilirsiniz. Bu sizin denetiminizi altında olan bir şeydir. Bunu yaparken odak noktası olarak Etki Alanınızı seçerken başkalarını gerçekten iyi anlarsınız. Bu İçten Dışa Yaklaşımı’dır. Bunu yaparken Etki alanınızın en olduğuna dikkat edin. Projede birlikte çalıştığınız ekibinizi gerçekten dinlediğiniz için, etkilenebilir hale gelirsiniz.

Zorlamayın; sabırlı olun, saygılı olun. Önce anlamaya çalışmak için projenizde problemlerin çıkmasını beklemeyin. Ekibinizle TEKE TEK iletişim halinde olun. Böylece proaktif olarak sorunlar çıkmadan onları önleme şansını yakalarsınız.

Birbirinizi gerçekten, derinlemesine anladığınız zaman, yaratıcı çözümlerin ve üçüncü alternatiflerin kapısını açarız

 

Gelecek yazımızda, Covey’in 7 alışkanlığından 6.sı olan “Sinerji Yarat” konusunu proje yönetimi çerçevesinde ele alacağız.

Sağlıcakla kalın…

*Bu yazı dizisi, Stephen R. Covey- Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı eserinde yer alan kavramlar esas alınarak hazırlanmıştır.

Yazar: Peyman Yüksel



EnglishTürkçe