HÂLÂ ÇEVİK OLMAK MÜMKÜN MÜ?

Siz değerli profesyonellere öncesinde sorduğumuz “Yeni normal” ve dijitalleşmeyle birlikte, projelerinizi yönetirken en çok hangi yetkinliğe ihtiyaç duyuyorsunuz?” sorusuna verdiğiniz cevaplardaki büyük çoğunluğun “sanal ekip işbirliği ve yönetişim” olduğunu gördük. Bizler de bu kapsamda çevik olmanın ve ekip yönetiminin proje yönetiminde ve çevik zihniyetteki yeri ile ilgili Mike Griffiths’in  projectmanagement.com’daki yazısını sizler için çevirdik. Şimdiden keyifli okumalar!

Uzaktan çalışmak çevik yaklaşımları nasıl etkileyecek? Ekiple bir araya gelmemizin mümkün olmadığı bir durumda yine de çevik olabilir miyiz?

Evet, pek tabi! Hem de bir çok şekilde! Hiç olmadığı kadar yeni şeyleri deneyimlediğimiz, öğrendiğimiz ve çalışma şeklimize uyarladığımız bu dönemde çevik olmaya eskisinden bile daha çok ihtiyacımız var.

Çevik Manifesto ve Çevik/Agile Presipleri ekibin fiziksel olarak bir arada olmasından söz etmez. Bu yaklaşımlar daha etkili ve çevik olma kıstaslarını fiziksel olarak bir arada olmaya bağlamaz. Hatta bunun yerine “Bilginin aktarılması ve ekip içi gelişimin etkili ve verimli olması yüz yüze (F2F) iletişim ile sağlanır” ve “çalışanlar ve geliştiriciler, proje boyunca günlük olarak bir araya gelerek çalışmalıdır”.

Neden F2F ve Uzaktan Çalışmak?

Uzaktan çalışarak yüz yüze iletişimi nasıl sağlayacağız? Tabi ki şimdi yaptığımız gibi video aramalarla! F2F için video toplantıların uygunluğunu tartışmak yerine gelin bunları agile uygulamalarında nasıl bir yer bulduğuna yakından bakalım. Alistair Cockburn – Agile Manifesto imzacısı- iletişim etkinliğinin seviyelerini ve çeşitli formlarını göstermek için bir grafik geliştirdi. Sonrasında ise  Scott Ambler (“Proje Ekonomisi” dijital zirvesi “Disciplined Agile konuşmacısı) bu grafiği iletişimdeki zenginliği modellemek üzere genişletti.

Grafiğe yakından bir göz atalım. Eğrinin amacı, yüz yüze iletişimde bilgi transferinin nasıl olacağını ve hangi kanallarla yapılacağını belirmek. Aynı zamanda bunları klasik yöntemlerle değil, soru cevap ile belirleyerek ortak bir anlayış oluşturmak.

Ayrıca iletişimde doğru ton ve beden dili kullanarak duyguların da doğru algılanmasını sağlamak!

Üst çeyrekteki 1 ve 2 numara ile çizilen kısımlara odaklanacak olursak, buradaki kanallar doğru ses tonu ve beden dili ile duygularımızı doğru aktaracağımız iletişim kanallarını gösteriyor. Yani video aramaları/ toplantıları ve yüz yüze iletişimdeki zenginliği arttıran bir faktör olduğu gibi iletişimin (duygusal) sıcaklığını da belirliyor. Yine aynı eğri üzerinden konuşacak olursak elektronik posta üzerinden yapacağımız haberleşme geleneksel kanallardan çok daha büyük önem arz ediyor. Eğrinin en tepesinde ise F2F Whiteboard[1] diye gördüğümüz, ekibin bir araya gelerek  (SCRUM’da olduğu gibi) ortak kararlar aldığı – ki ekiplerimizin görsel işbirliğinden sıkça faydalandığı – iletişim kanalını görüyoruz.

Diğer Agile YAKLAŞIMLARI

SCRUM Rehberi herkesin ortak bir yerde çalışmasını ön koşul koymaz ve hatta bunu önermez. Ürünü geliştirmek için ekiplerin bir arada çalışması gerektiğinden bahseder. Ancak ekipler ürün üzerinde uzaktan da çalışabilirler. Örneğin, ekipten B kişisi içerik geliştirirken A  kişisi de web sitesini geliştirebilir. İkisi de aynı ürün üzerinde çalışabilir ve bunun için fiziksel olarak bir arada bulunmak değil, ekip olarak bir arada çalışmak önemlidir.

Ekstrem Programlama(XP-Extreme Programming) “bir arada kal” mayı temel bir uygulama olarak edinir ve “Yüz yüze ne kadar çok zaman geçirirseniz o kadar insan odaklı ve verimli projeler geliştirirsiniz” diye not düşer.Uzaktan ekipler, bu bahsettiğimiz hususları karşılayamadığı için başarısız oluyor ancak ne var ki XP’nin kurucu ortağı Kent Beck “bir arada kal” kavramının bir zorunluluktan ziyade bir amaç olduğunu belirtiyor.

Ayrıca sunu hatırlayalım: Çevik(agile) prensipler 2001’de geliştirildiğinde video konferans çok alışık olduğumuz ve sıradan bir şey değildi. Ta ki 2003’te Skype ve diğer uygulamaların kullanım alanının genişlemesi ve düşük maliyetli uygulamaların ortaya çıkışına kadar 😊

EKİP TİPLERİ

Tip1, Fiziksel olarak bir arada olan ekipler: Çevik (agile) anketlerinin ortaya koyduğu verilere göre azınlık olan ekipler de diyebileceğimiz ekipler, Tip1 olarak geçiyor.

Tip2, Kısmi uzak ekipler: Agile ekiplerinin çoğunluğunu oluşturuyor.Burada farklı merkezli çalışan ekipleri düşünebiliriz.

Tip3, Uzak Ekipler: Bütün ekiplerin uzaktan çalıştığı ve herkesin bireysel olarak kendi çalışma ortamından katkıda bulunduğu ekipler.

Covid-19 süreci boyunca, birçok organizasyon Tip1 ve Tip2 ekiplerden Tip3 ekiplere evrilmek durumunda kaldı. Bu değişim hem teknolojik hem de işin yapısı ile ilgili birçok zorlukları ortaya koydu ancak bunu yaparken de geleceğe bir sürü fırsat yatırımı yaptı.

Tip2 ekiplerde gördüğümüz bir problem ise sürekli bir arada olan ekip ve diğer ekip üyeleri arasında yaşanan farklılık ve iletişimde oluşan boşluklardı.

Bazı bilgiler farkında olunmasa da uzaktan ekip ile paylaşılamayabiliyordu. Tip3 ekiplere geldiğimizde ise onlar harika bir seviyelendirmecilerdi! Herkes aynı gemide ve iletişime olan ihtiyaç vurgulanmış ve ortak bir dil oluşturulmuştu!

Uzaktan Ekiplerden Alınacak Dersler

Birçok organizasyon ve kurum, tip3 ekiplerle yıllardır başarıyı yakalamıştı. Bu formatı bilerek seçmişlerdi ve birçok avantajının olacağına öncesinde de inanmışlardı. Örneğin WordPress, Tumbler gibi  hizmet sunan Automattic firması, otonom ürün geliştiren servisler uzaktan çalışma stratejilerini kullanarak 1100’den fazla çalışanı ile 75 ülkede faaliyet gösteriyor.

Benzer şekilde birçok geliştiricinin kullandığı GitLab de 67 ülkede 1295 ekip üyesi ile benzer şekilde faaliyetlerine devam ediyor.

Automattic, ürünlerini geliştirmek için çevik yaklaşımları benimsiyor. Kendi P2 adını verdiği ürün(ekibin iletişim ve organizasyonunu sağladığı) ile kendi proje ekibini kurdu.

Ayrıca Automattic Creed’te birincil kurallarını koydu:

  • Öğrenmeyi asla bırakma
  • Sadece atanmış görevler için çalışma
  • Statüko diye bir şey yok
  • İş arkadaşına yardım etmek için bir fırsatı es geçme
  • Olabildiğince iletişim kur çünkü iletişim şirket içi oksijenin yayılması demek

GitLab ayrıca çevik (agile) araçlarını ve yaklaşımlarını kullanıyor. Kendilerine ait uzaktan çalışmalarını ve şirket içi bilginin de uzaktan sağlanabilmesi için oluşturulan devasa kaynak kütüphaneleri var. Agile Manifesto’ya benzer olarak GitLab kendi değerlerini ve manifestosunu yayınladı. Değerlerini şu 6 maddede sıraladı:

Colloboration(İşbirliği)

Results (Sonuç)

Efficiency(Verim)

Diversity (Çeşitlilik)

Inclusion&Belonging,Iteration (Dahil olma&Aidiyet, Yineleme)

Transparency (Şeffaflık)

Ve bu akrostişten de anlayabileceğimiz üzere “Credit” yada başkalarına iyi niyetlerle verilen bir ayrıcalık olarak da yorumlayabiliriz.

Manifesto kurallarını ise şöyle sıraladı:

1.İşe alım ve çalışma süreci sadece tek bir merkez yerine globalden olması

2.Tek düzen yerine esnek çalışma saatlerinin uygulanması

3.Bilgi, sadece tek bir ağızdan değil, kayıtlı ve yazılı olarak aktarılması

4.İş üzerinde öğrenmek yerine tüm süreçlerin net bir şekilde ortaya konulması

5.Sadece ihtiyacı olanın değil topluluk/ekipteki herkesin kullanmına açık bilgi paylaşımı

6.Baştan aşağı tek bir kontrol yerine ekiptekilerin de katkısı ile dokümantasyon oluşturulması

7.Senkron iletişimden ziyade asenkron iletişimin etkili kılınması

8.Harcanan saatlerden ziyade ortaya konulan sonuçların irdelenmesi

9.Resmi olan iletişim kanallarının etkin kılınması

3,4 ve 9. Maddeler yazılı iletişimin sözlü iletişimin üzerinde olduğunu vurguluyor. Uzaktan planlamada, ekiptekilerin yer ve zaman gözetmeksizin çalışabilmesini düşünürsek bu yaklaşımın neden tercih edilebilir olduğunu anlıyoruz. Ama ne var ki Çevik Manifesto’nun, yüzyüze iletişimi ve anında geri bildirimi benimseyen yaklaşımıyla da örtüşmediğini söyleyebiliriz. Ne var ki, bu yaklaşım uzaktan ekiplere iletişim kanallarını etkin kılan gizli bir anahtar görevi görüyor.

Süreç değil insan odaklı

En iyi yeteneğe ulaşmak, onun uzak ekip için çalıştığını bilmektir. Ortalama ve birinci sınıf çalışanların arasındaki verimliliği belirleyen bir takım çalışmalar bulunmakta. x2, x3 ve hatta x5 farklılık yaratan geliştiricilerin olduğunu doğrulayan raporlar da var ancak bu noktada veriler çok akışkan. Öte yandan da çözülebilen ya da çözülemeyen problemler olabiliyor. Problem çözemeyen biri için uzun süreler harcamak yine de bizi çözüme kavuşturacak bir yaklaşım değil.

Çevik ekiplerin temel savı ise “efektif kayıp[2]” üzerine kurulu. Yani yukarıdaki grafikte yüzyüze iletişimden video konferans ya da dokümantasyona geçmekten kaynaklanan etkin cezayı belirlemek, ekibinizde olabilecek en iyi kişileri belirlemekten daha zor bir süreç

Ayrıca “ne zaman ve nereden çalışmak istersen öyle çalış” bize büyük bir esneklik sunduğundan, en iyi yeteneği yakalama ve onu elde etme noktasında bize mükemmel bir avantaj sağlayabilir.

Uzaktan Çalışma ve Çevik Değerler

Komple uzaktan çalışma ve Agile Manifesto arasında bazı benzerlikler bulunmakta:

Mikro yönetim ya da takvime bağlı görevleri ön koşul olarak koymuyor. Bunun yerine insanlara organizasyon içinde operasyonları otonomi çerçevesinde sunuyor . Bu zihniyet ise Agile Manifesto’da “güçlü ekip” zihniyetine karşılık geliyor.

Şeffaflık: Ekibin iletişimi sıkça ve geniş bir ölçekte yapması bekleniyor.Automattic’in olabildiğince iletişim kur ve GitHub’ın “resmi iletişim kanallarını görünür kıl” yaklaşımı da KANBAN’ın “yapılan işi görünür kıl” ve SCRUM’ın “Şeffaf Sütun (transparency pillar)” anlayışı ile paralellik gösteriyor.

Statükoyu Zorla: Kişilerden meraklı olması ve her zaman için yeni pazarlar ve iyileştirmeler yapması beklenir. Bu konseptler araştırma ve retrospektif fikirlerin benimsenmesi ve çevik zihniyetteki sürekli iyileştirme mantığı ile örtüşür.

Yinele: GitLab’in değerlerindeki yineleme vurgusu çevik zihniyetin merkezindeki odaklardan biridir.

Kısaca, uzaktan ekipler çevik olabilir. Bir arada çalışmamanın birçok dezavantajını da deneyimleyebilirler. Tip3 ekipler iletişimin ne kadar zor ve çetrefilli olduklarını bilseler de esneklik otonomi ve bu bahsettiğimiz dezavantajların en iyi yeteneğe ulaşan tek kapı olduğunu da biliyorlar!

Kişiler çevik(agile) yaklaşımları daha çok benimserse hangi durumda olursa olsun bir çıkış yolu bulacaklardır. Ne var ki sadece çevik olmak asıl nokta değil! İşine bağlı, birbirini destekleyen, enerjik bir iş ortamı ve elle tutulur sonuçlar üreten bir ekip olmak asıl amaç ve başarının ölçütü!

 

[1]Burada “F2F Whiteboard” ile KANBAN Tahtası gibi kullanılan görev yöneticisi araçları kastediliyor.

[2] Efficiency penalty/efektif kayıp

(Çevirmen Notu) à Ekipte iletişim kanallarında meydana gelen bu değişim ile yaşanan kayıp

Kaynaklar: https://www.projectmanagement.com/articles/636633/Can-We-Still-Be-Agile-

Çeviren: Dilan KÖSE



EnglishTürkçe