Stratejik Bir Yetkinlik Olarak Proje Yönetimi ve PYO : Bölüm 2

Bu makale, PMI Türkiye tarafından 3 ayda bir yayınlanan “Proje Yönetim Dünyası” dergisinin Haziran 2016 sayısında yayınlanmıştır. Proje yönetimi Dünyası dergilerine buradan ulaşabilirsiniz.
Projeleri, projelerin başarısını; projelerin kuruluşların başarısına katkısını etkileyen noktaları inceledim bu yazıda. Yazıyı 2 bölüm halinde yayınlıyoruz, ilk bölümde vurguladığımız noktalar: projelerin “çıktıları”ndan ziyade, “sonuçları”na ve dolayısıyla, kurumsal stratejilerle bütünlüğüne odaklanmak; bunu sağlayabilmek için de proje yetenek üçgeninin getirilerinden faydalanmak ve proje yönetiminde çevik yaklaşımları içermek olarak özetlenebilir. Buyurunuz ikinci bölüm:

Bölüm 2: Projelerimiz Etkinleştirmek

Kurumsal Proje Yönetim Ofisleri (KPYO) “değer”in gerçekleştirilmesine odaklanmaktadır. KPYO’ların strateji ile uyumlandırılması, projelerin % 27 daha fazlasının baştan planlanan sonuca ulaşmasını sağlamıştır. Aynı zamanda, kapsam kaymasının % 47 azaldığı da rapor edilmektedir.

Proje yönetiminde başarıdan bahsederken ilk söylediğimiz şeylerden biridir: Üst yönetim projeyi desteklemeli. Evet! Bu olmadan başarı olmuyor. Şimdi bir aşama daha ileri gitmemiz gerekiyor. Kurumunuzun, şirketinizin vizyon ve stratejisini belirleyen ve uygulamakla yükümlü olan “C ” yani “Chief” seviye yöneticilerle proje / portfolyo ve program yöneticilerinin aynı dili konuşması da çok önemli. Çünkü bu seviye, aslında proje yöneticileri ile kurum ve kurumun beklentileri arasındaki iletişim köprüsü. Proje yönetiminin bir rekabet avantajı olarak kullanılabilmesi ve projelerin faydalarının maksimize edilebilmesi için bir taraftan KPYO’ların stratejiler ile uyumlandırılması saç ayağının önemli noktası iken, diğer taraftan da faydanın yani beklentinin anlamlı bir şekilde herkese ulaşması için üst yöneticinin bu işin içerisinde yer alması önem kazanıyor.

Proje Yönetim Ofisini “kurumsal” seviyeye çektiğimizde, üst düzey yöneticinin projeye dahil olması da sağlanarak, proje başarı ihtimalini güçlendirmektedir.

Projelerden % 80’inde, yöneticilerin işe dahil olduğu durumda, % 65 daha fazla sayıda projenin başta belirlenen hedeflerine ulaştığı kaydedilmiştir.

Bu günkü haliyle, yani çoğunlukla proje yönetimi olgunluğunun ortalamanın biraz altında seyrettiği, sponsorların projeleri savunmadığı ve proje yönetimi ile stratejik yönetimin birlikte düşünülmediği ortamlarda yatırılan her 1 Milyar Dolar’ın 122 Milyon Dolarının boşa gittiği bilinmektedir.

Yukarıdaki ele aldığımız her bir kavramı birer olgunluk kriteri olarak alırsak, olgunluk seviyesinin yüksek performans gösteren kuruluşlarda yüksek olduğu; düşük performans gösteren kuruluşlarda da düşük olduğu anlaşılmaktadır.

Düşük performans gösteren kurumların projeleri başarıyla tamamlama oranı % 34 iken, yüksek performans gösteren kurumlarda bu oran % 89 olarak ortaya çıkmıştır. Üstelik 13 kez daha az maliyetle!

Faydayı ortaya koyun!

Projelerin Stratejik Etkisi

Projeler “değer” katmak için yapılır.

Yöneticiler de faydanın yani değerin ortaya konmasından sorumludur.

Fayda, proje yöneticileri ile kurumun üst yöneticilerinin ortak ilgisi ve çıkarıdır.

Bir proje, başta belirlenmiş olan değeri ortaya koyduğunda başarıdan bahsetmek mümkündür. Bugün artık projenin başta belirlenen zaman – maliyet ve kapsamı yerine getirmesinden de önde, ihtiyaç duyulan faydayı ortaya konması beklenmektedir. Bu sebepledir ki:

• Kurumun üst seviye yöneticileri proje yönetimine katılıyor olmalıdır.
• Proje Yönetim Ofisi kurumsal stratejilerle ilintilendirilmiş ve stratejik yönetime dahil edilmiş olmalıdır.
• Projeden beklenen faydanın – kurumsal ve proje yönetimi çerçevesinde – elde edilebilmesi için bütünleşik prosedürler ortaya konmalıdır.
• Hızla değişen dünyada, projelerin ve sonuçlarının değişikliklere adapte edilebilmesi ve faydanın yeniden tanımlanıp, proje uyarlamalarının gerçekleştirilmesi için çevik yöntemlerin de uygulamada olması gerekmektedir

PMI Türkiye olarak Proje Yönetim Ofisleri ve rollerini, modellerini konuşmak için bir araya geleceğiz, bizi takip edin, proje yönetimi mesleğini birlikte şekillendirelim!

*Kaynaklar:
PMI’s Pulse of the Profession, Capturing the Value of Project Management Through Organizational Agility, 2015.
PMI’s Pulse of the Profession in Depth Research, 2015.
PMI’s Pulse of the Profession, High Cost of Low Performance, How will you improve business results?, 2016.

EnglishTürkçe